Planen bedeutet, alle notwendigen Arbeiten zu identifizieren, sinnvoll zu gliedern und anschliessend in einen zeitlichen Ablauf zu bringen. Der Projektstrukturplan zerlegt dazu die Gesamtaufgabe vom Groben ins Detail.

Zusammengehörende Teilaufgaben werden zu klar benannten Arbeitspaketen gebündelt. Ein Arbeitspaket muss so abgegrenzt sein, dass Ergebnis, Verantwortung und Aufwand beschrieben werden können.

Ein vollständiger Strukturplan zeigt, was getan werden muss, aber noch nicht in welcher Reihenfolge. Er enthält keine Termine und vermeidet Lücken, Doppelspurigkeiten sowie unklare Sammelbegriffe.

Der Strukturbaum zeigt die hierarchische Gliederung visuell. Die Strukturtabelle bildet dieselben Ebenen tabellarisch ab und lässt sich leicht um Zuständigkeiten oder Kosten ergänzen.

Im Strukturbaum steht oben die Gesamtaufgabe, darunter folgen Arbeitspakete und auf der nächsten Ebene konkrete Teilaufgaben. Die Strukturtabelle enthält dieselben Ebenen in Zeilen oder Spalten.

Beide Formen müssen vollständig, übersichtlich und ohne doppelte Arbeitspakete aufgebaut sein. Der Baum eignet sich besonders für den schnellen Gesamtüberblick; die Tabelle ist bei vielen Aufgaben und Zusatzangaben leichter zu erweitern.

Eine Terminliste enthält Tätigkeiten, Dauer, Start, Ende und Verantwortlichkeit. Sie eignet sich für einfache Projekte und kann flexibel erweitert werden.

Abhängigkeiten werden berücksichtigt: Eine Einladung kann erst verschickt werden, wenn Inhalt, Termin und Empfängerliste vorliegen.

Zuerst werden logische Vorgänger bestimmt, danach wird die Dauer geschätzt. Aus diesen Angaben werden Start- und Endtermine berechnet. Reservezeiten helfen, realistische Pläne zu erstellen und kleinere Verzögerungen aufzufangen.

Ein Balkendiagramm stellt Tätigkeiten über einer Zeitachse dar. Dauer, Überschneidungen und Abhängigkeiten werden dadurch schneller sichtbar als in einer reinen Liste.

Parallele Arbeiten verkürzen die Gesamtdauer, wenn sie voneinander unabhängig sind und genügend Personen oder Mittel vorhanden sind.

Ein Balken reicht vom geplanten Start bis zum Ende einer Tätigkeit; Meilensteine werden als einzelne Punkte oder Rauten dargestellt. Der Plan wird während der Umsetzung mit dem tatsächlichen Fortschritt verglichen und bei begründeten Abweichungen aktualisiert.

Eine Pendenz ist eine noch offene Aufgabe. Eine brauchbare Pendenzenliste nennt Arbeitspaket, verantwortliche Person, Termin, Status und nächsten Schritt. So wird aus einer Erinnerung ein steuerbarer Auftrag.

Der Fortschritt wird regelmässig mit dem Plan verglichen. Grün bedeutet planmässig, Gelb zeigt ein lösbares Risiko und Rot verlangt einen Entscheid oder Unterstützung. Abweichungen werden nicht versteckt, sondern mit Ursache, Auswirkung und Massnahme gemeldet.

Änderungen an Ziel, Termin, Budget oder Umfang werden nachvollziehbar festgehalten und von der zuständigen Stelle entschieden. Erledigt ist eine Aufgabe erst, wenn das vereinbarte Ergebnis geprüft oder abgenommen wurde.

Eine Abhängigkeit ist fachlich begründet: Eine Tätigkeit kann erst beginnen, wenn ein benötigtes Ergebnis vorliegt. Scheintermine und unnötige Abfolgen werden vermieden, damit unabhängige Arbeiten parallel möglich bleiben.

Der kritische Pfad ist die längste Kette voneinander abhängiger Tätigkeiten. Verzögert sich dort eine Aufgabe ohne vorhandene Reserve, verschiebt sich der Endtermin des ganzen Projekts.

Zur Kontrolle werden Vorgänger, Dauer, frühester Start und Ende sowie verfügbare Ressourcen geprüft. Der kritische Pfad zeigt, wo besonders eng überwacht oder rechtzeitig entlastet werden muss.