IT Skills · VSH-Niveau K3
Eine verständliche Ablage aufbauen, Dateien organisieren sowie Archive sicher verwenden.
So lernst du
Lernteil
Eine gute Ablage folgt einem erkennbaren Kriterium, zum Beispiel Geschäftsjahr, Projekt oder Kundschaft. Hauptordner enthalten wenige klar benannte Unterordner.
Dateinamen sollen Inhalt und Version zeigen. Ein Muster wie 2026-09-05_Offerte_Meier_v01.pdf lässt sich sortieren und später wiederfinden.
Praxisbeispiel
Im Projektordner «Kundenanlass» liegen die Unterordner «01_Planung», «02_Budget», «03_Kommunikation» und «04_Auswertung».
Verknüpfungen führen zu einer Datei, ohne eine zweite Kopie anzulegen. Eigenschaften zeigen unter anderem Dateityp, Grösse und Änderungsdatum; Ordnereinstellungen steuern die Ansicht.
Beim Komprimieren entsteht ein kleineres Archiv, meist eine ZIP-Datei. Vor der Arbeit mit dem Inhalt wird das Archiv in einen passenden Ordner extrahiert.
Praxisbeispiel
Ein Team bündelt fünf Dokumente in Projektunterlagen.zip. Die empfangende Person extrahiert das Archiv und prüft danach die Dateien.
DOCX und XLSX bleiben bearbeitbar, PDF bewahrt das Layout, CSV überträgt tabellarische Rohdaten und ZIP bündelt mehrere Dateien. Das Format wird nach dem Verwendungszweck gewählt.
Lokale Ablagen liegen auf einem Gerät, Netzlaufwerke im Betrieb und Cloudablagen wie OneDrive online. Dateieigenschaften, Papierkorb und Versionsverlauf helfen bei Kontrolle und Wiederherstellung.
Praxisbeispiel
Die bearbeitbare Auswertung bleibt als XLSX im geschützten Teamordner; für die Weitergabe wird eine geprüfte PDF-Version erstellt.
Synchronisation hält Dateien auf mehreren Geräten gleich. Wird eine Datei gelöscht oder verschlüsselt, kann sich dieser Fehler ebenfalls synchronisieren; Synchronisation allein ist deshalb kein Backup.
Ein belastbares Sicherungskonzept besitzt mehrere Kopien auf getrennten Speichern, davon mindestens eine räumlich oder technisch getrennt. Entscheidend ist der getestete Wiederherstellungsweg: Eine Sicherung ist erst verlässlich, wenn sich eine Datei kontrolliert zurückholen lässt.
Praxisbeispiel
Die Teamdatei wird laufend synchronisiert und zusätzlich nach betrieblichem Plan gesichert. Eine Testdatei wird regelmässig aus der Sicherung wiederhergestellt.
Ein Dateipfad beschreibt den Speicherort vom Laufwerk oder Hauptordner bis zur Datei. Die Dateiendung zeigt das Format. Beim Verschieben, Umbenennen oder Löschen werden Verknüpfungen, Namenskonflikte, Papierkorb und Zugriffsrechte kontrolliert.
Betriebliche Aufbewahrungs- und Löschregeln bestimmen, wie lange Unterlagen erhalten bleiben. Vertrauliche Dateien werden nicht unkontrolliert dupliziert; vor endgültigem Löschen werden Berechtigung, Frist und Sicherung geprüft.
Praxisbeispiel
Lea verschiebt 2026_Offerte_v03.docx in den freigegebenen Projektordner, prüft den Link und entfernt die alte Kopie erst nach der Kontrolle.
Anwendung
Löse den Auftrag direkt im Lernpfad. Die Kontrolle zeigt erfüllte und fehlende Kriterien sowie eine Musterlösung.
Aufgabe 1 von 6
