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LernpfadIT und Office SkillsLernziel 3.7
3.7

Office Skills · VSH-Niveau K3

Mehrseitige Dokumente bearbeiten

Suchen, verknüpfen und umfangreiche Dokumente mit geeigneten Strukturelementen aufbauen.

So lernst du

  1. 1.Theorie verstehen
  2. 2.Beispiel nachvollziehen
  3. 3.Aufgabe lösen und prüfen

Lernteil

Theorie und Beispiele

1

Erweitert suchen und verknüpfen

Die erweiterte Suche findet neben Wörtern auch Formatierungen oder bestimmte Schreibweisen. Suchen und Ersetzen eignet sich für wiederkehrende, eindeutig prüfbare Änderungen.

Querverweise führen zu Überschriften, Abbildungen oder Seiten im selben Dokument. Hyperlinks öffnen andere Dateien oder Webseiten; OLE verbindet eingebettete oder verknüpfte Inhalte verschiedener Programme.

Praxisbeispiel

Im Bericht verweist «siehe Kapitel 3» als Querverweis auf die passende Überschrift und aktualisiert die Seitenzahl automatisch.

2

Lange Dokumente strukturieren

Formatvorlagen geben Überschriften und Fliesstext eine einheitliche Struktur. Daraus lässt sich ein automatisches Inhaltsverzeichnis erzeugen.

Seitenumbrüche beginnen eine neue Seite, Abschnittswechsel erlauben unterschiedliche Seitenlayouts. Kopf- und Fusszeilen, Fussnoten sowie Endnoten ergänzen Orientierung und Quellenhinweise.

Praxisbeispiel

Ein Bericht nutzt Überschrift 1 und 2, Abschnittswechsel vor dem Anhang sowie Seitenzahlen in der Fusszeile.

3

Abschnitte, Verzeichnisse und PDF-Ausgabe

VSH-Grundlage

Abschnittswechsel erlauben unterschiedliche Kopfzeilen, Seitennummerierungen oder Seitenausrichtungen innerhalb eines Dokuments. Überschriften mit Formatvorlagen bilden die Grundlage für ein automatisch aktualisierbares Inhaltsverzeichnis.

Vor dem PDF-Export werden Felder, Verzeichnisse, Querverweise und Seitenzahlen aktualisiert. Die PDF-Datei wird danach nochmals geöffnet und vollständig geprüft.

Praxisbeispiel

Der Anhang steht im Querformat, während der Hauptteil im Hochformat bleibt; das Inhaltsverzeichnis zeigt nach der Aktualisierung die korrekten Seitenzahlen.

4

Verknüpfen oder einbetten

VSH-Grundlage

Ein eingebettetes Objekt wird als Kopie im Zieldokument gespeichert und vergrössert dessen Datei. Ein verknüpftes Objekt bleibt mit der Quelldatei verbunden und kann Aktualisierungen übernehmen.

Verknüpfungen können brechen oder unbeabsichtigt neue Daten anzeigen. Vor Weitergabe werden Quelle, Aktualisierungsstatus, Zugriffsrechte und Verhalten auf einem anderen Gerät geprüft.

Praxisbeispiel

Ein Excel-Diagramm wird für den internen Monatsbericht verknüpft; für eine externe Archivfassung wird eine kontrollierte statische Ausgabe verwendet.

Office-Praxis

Direkt im Lernpfad arbeiten

Bearbeite den vollständigen Microsoft Word-Auftrag direkt im integrierten Arbeitsbereich und kontrolliere deine Lösung anschliessend im Tool.

Microsoft Word

Dein konkreter Auftrag

Arbeite mit der angegebenen Ausgangslage und erreiche das klar beschriebene Ziel.

Ausgangslage

Die Projektleitung gibt dir einen unformatierten Rohtext zum Projekt Nova. Daraus soll ein übersichtlicher, mehrseitiger Bericht für die Geschäftsleitung entstehen.

Dein Ziel

Erstelle einen professionell gegliederten Bericht mit automatisch aktualisierbarem Inhaltsverzeichnis, einem Querverweis und einem separaten Anhang im Querformat.

Arbeitsmaterial

Hier ist der vollständige Rohtext

Projekt Nova – Rohfassung
Ausgangslage

Projekt Nova soll die Bearbeitung von Kundenbestellungen vereinfachen. Bisher wurden Angaben mehrfach erfasst und Rückfragen per E-Mail geklärt.

Vorgehen

Das Projektteam analysierte den bisherigen Ablauf, testete eine neue Eingabemaske und dokumentierte wiederkehrende Fehler.

Ergebnis

Im Test wurden 145 Bestellungen bearbeitet. Dabei entstanden 22 Rückfragen und 17 Korrekturen. Die Detailzahlen sollen im Anhang erscheinen.

Vorgabe für den Anhang

Füge eine Tabelle mit den Kennzahlen Bestellungen 145, Rückfragen 22 und Korrekturen 17 ein. Der Hauptteil bleibt im Hochformat; nur der Anhang wird quer dargestellt.

Kopiere diesen Rohtext in den Dokumentbereich und formatiere ihn gemäss Auftrag.

Arbeitsauftrag in drei Schritten

  1. 1Strukturiere den Rohtext mit Titel sowie drei Überschriften.
  2. 2Plane ein automatisches Inhaltsverzeichnis und einen Querverweis auf den Anhang.
  3. 3Trenne den Anhang mit einem Abschnittswechsel ab und setze nur ihn ins Querformat.
WDokumentbereich

Bearbeitet: 0 von 4 Feldern

Vor dem Prüfen kurz kontrollieren

  • ✓Überschriften bilden eine klare Hierarchie.
  • ✓Inhaltsverzeichnis und Querverweis sind nachvollziehbar geplant.
  • ✓Hauptteil und Anhang sind klar getrennt.
  • ✓Die vollständige Fassung ist inhaltlich konsistent.

VSH-Lernbegleiter · Microsoft Word

Mit Word und dem VSH-Add-in üben

Öffne die passende Startdatei in Microsoft Word. Das gemeinsame Add-in bietet dir Aufgaben, Kontrolle und schrittweise Hilfe. Deine Datei speicherst du wie gewohnt in Word.

Im MVP steht eine Auswahl an Beispielaufgaben bereit. Weitere Aufgaben zu den Lernmodulen folgen.

Mit Word üben →

Anwendung

Übungsaufgaben

Löse den Auftrag direkt im Lernpfad. Die Kontrolle zeigt erfüllte und fehlende Kriterien sowie eine Musterlösung.

Aufgabe 1 von 6

Bericht korrekt aufbauen

Interaktive Arbeitsliste

0/2 erledigt